La fase inicial de un Proyecto incluye, como punto principal, el análisis de la alineación de la idea (propuesta) a la Planificación Estratégica (tanto es así que un proyecto no puede concebirse al margen de ésta) de tal manera que su adecuación debe necesariamente responder a la tercera pregunta clave en el desarrollo de la Planificación Estratégica ¿Cómo llegamos?...
Así, teniendo presente la información asociada a la Planificación Estratégica, y con el objeto de dar respuesta a dicha pregunta, se plantea una idea y con ella se inicia la definición del Proyecto.
Dada la importancia y sus posibles implicaciones en el cabal cumplimiento de la Misión, la Visión y los Objetivos Corporativos de la empresa, esta primera fase del ciclo de vida de un Proyecto, se subdivide en dos etapas y tendrá como producto final la Ficha del Proyecto (la partida de nacimiento):
Definición: se cristaliza con la elaboración de la primera parte de la Ficha del Proyecto, basándose en los objetivos y alcances a lograr, los productos/servicios junto con sus requerimientos y calidad a ofrecer, los beneficios a lograr y los riegos por los que atravesará el Proyecto.
Diseño: habiéndose respondido a la pregunta ¿QUÉ?, ahora nos abocaremos a precisar los aspectos técnicos faltantes, asociados al ¿CÓMO? (actividades), trataremos de encontrar el equilibrio entre los aspectos técnicos (¿QUÉ?, ¿CÓMO?), el tiempo de ejecución (¿CUÁNDO?) y el costo (¿CUÁNTO?), siendo este último el resultado entre el costo asociado al recurso, los riesgos y los beneficios a lograr.
Para cumplir con esta etapa y lograr el producto final de la fase, se cubrirán como mínimo, los siguientes aspectos:
• Identificar las Actividades. Se analizará (con el mayor nivel de detalle) el trabajo a realizar, tratando de clasificar las actividades por su importancia y tratando de no obviar ninguna (no olvidar las posibles actividades asociadas a los riesgos), de tal manera que todo el Proyecto esté reflejado en ese listado de actividades.
• Definir la secuencia de Actividades, señalando las posibles holguras y actividades en paralelo así como sus interdependencias y posibles impactos a la hora de un retraso (riesgo).
• Estimar la duración de cada Actividad (horas hombre).
• Estimar los recursos asociados a cada actividad (materiales y humanos).
• Estimar los costos de cada Actividad (tecnología y horas hombre).
Habiéndose cubierto todos estos aspectos, nos falta un solo detalle, previo a la búsqueda de la aprobación del producto final ”la Ficha del Proyecto”, este detalle es la revisión total del documento, garantizando la interrelación entre los aspectos técnicos, la planificación, los recursos, el tiempo y el costo.
Recuerde que este importantísimo documento (Ficha del Proyecto) es una de las cartas de presentación de la Gerencia, en él se le mostrará a la empresa, el dominio del tema, la calidad y el nivel profesional del equipo de trabajo, que se encargará del reto planteado, así como también la sincronización entre la Planificación Estratégica y el aporte de la Gerencia a la que está adscrito.
Así, teniendo presente la información asociada a la Planificación Estratégica, y con el objeto de dar respuesta a dicha pregunta, se plantea una idea y con ella se inicia la definición del Proyecto.
Dada la importancia y sus posibles implicaciones en el cabal cumplimiento de la Misión, la Visión y los Objetivos Corporativos de la empresa, esta primera fase del ciclo de vida de un Proyecto, se subdivide en dos etapas y tendrá como producto final la Ficha del Proyecto (la partida de nacimiento):
Definición: se cristaliza con la elaboración de la primera parte de la Ficha del Proyecto, basándose en los objetivos y alcances a lograr, los productos/servicios junto con sus requerimientos y calidad a ofrecer, los beneficios a lograr y los riegos por los que atravesará el Proyecto.
Diseño: habiéndose respondido a la pregunta ¿QUÉ?, ahora nos abocaremos a precisar los aspectos técnicos faltantes, asociados al ¿CÓMO? (actividades), trataremos de encontrar el equilibrio entre los aspectos técnicos (¿QUÉ?, ¿CÓMO?), el tiempo de ejecución (¿CUÁNDO?) y el costo (¿CUÁNTO?), siendo este último el resultado entre el costo asociado al recurso, los riesgos y los beneficios a lograr.
Para cumplir con esta etapa y lograr el producto final de la fase, se cubrirán como mínimo, los siguientes aspectos:
• Identificar las Actividades. Se analizará (con el mayor nivel de detalle) el trabajo a realizar, tratando de clasificar las actividades por su importancia y tratando de no obviar ninguna (no olvidar las posibles actividades asociadas a los riesgos), de tal manera que todo el Proyecto esté reflejado en ese listado de actividades.
• Definir la secuencia de Actividades, señalando las posibles holguras y actividades en paralelo así como sus interdependencias y posibles impactos a la hora de un retraso (riesgo).
• Estimar la duración de cada Actividad (horas hombre).
• Estimar los recursos asociados a cada actividad (materiales y humanos).
• Estimar los costos de cada Actividad (tecnología y horas hombre).
Habiéndose cubierto todos estos aspectos, nos falta un solo detalle, previo a la búsqueda de la aprobación del producto final ”la Ficha del Proyecto”, este detalle es la revisión total del documento, garantizando la interrelación entre los aspectos técnicos, la planificación, los recursos, el tiempo y el costo.
Recuerde que este importantísimo documento (Ficha del Proyecto) es una de las cartas de presentación de la Gerencia, en él se le mostrará a la empresa, el dominio del tema, la calidad y el nivel profesional del equipo de trabajo, que se encargará del reto planteado, así como también la sincronización entre la Planificación Estratégica y el aporte de la Gerencia a la que está adscrito.
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